一、会议准备
1、召开处长办公会、处政务会，由处长先征求各位副处长或有关部门意见，并安排党政办公室做好会前准备工作，做到会议内容事先通知、议项明确、议题集中、讨论深入。
2、邀请校领导参加的会议，党政办公室须提前拟定会议议程，落实场地、会场布置、参会人员等事宜，需要后勤管理处领导讲话的，要附上相关讲话内容的稿件（党政办公室负责稿件）。
3、后勤管理处各种会议资料的准备工作由党政办公室负责，如会议议题、议程、提案、汇报材料、计划草案、上级文件复印件等。
4、每次会议要努力做到议而有决，决而必行。由会上作出的决定，各分管副处长、各中心主任必须坚决执行，并要认真督促、检查执行和任务完成情况；
5、每次会议党政办公室负责做好会议记录，会后应及时整理会议记要，上报处长审阅后，下发各中心并上报上级领导。
6、会议纪要留一份在后勤管理处办公室备案，妥善保管，以备日后查阅。
二、会议组织
1、会议组织遵照“级别负责制”的原则，确定各种会议的主持人。例如中层干部例会，由办公室负责召集，处长主持召开，处长因故不能出席，指定代理者，由其代理主持会议。
2、会议组织者要保证按时召开会议。
3、会议主持人须遵守以下规定：
（1）主持人应不迟于会前5分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备。
（2）主持人应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决问题、议程推进中应注意的问题等，进行必要的说明。
（3）会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率。
（4）属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议作出结论。对须集体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交与会人表明意见；对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。
4、会议参加人须遵守以下规定：
（1）应提前3分钟到会，不得迟到、缺席、早退，严格按《会议签到表》上签到。
（2）因故不能参加会议的，必须亲自向会议主持人说明理由。
（3）会议发言应紧扣议题，及时通报工作难点、问题，做好下情上报工作。
（4）遵循会议主持人对议程控制的要求。有问题可以用书面形式呈报主持人。
（5）做好本人的会议纪录。及时、准确地传达给本部门职工，做好上情下达工作。
（6）遵守会议纪律，与会期间应将手机调到振动或关机，原则上不允许接听电话，如须接听，须离开会场。
（7）凡后勤管理处会议决议事项，与会人员应在会后立即执行，不得拖延或敷衍了事。
三、会议纪律
1、迟到。所有参加会议的人员在会议规定召开时间后5分钟内未到的，计为迟到。
2、早退。凡参加会议人员，如未经主持人同意在会议召开结束前5分钟提前离开会场的，计为早退。
3、缺席。凡必须参加会议人员未经请假擅自不参加会议或请假未批准而不参加会议的，计为缺席。
此管理办法自颁布之日起执行。