您的当前位置:首页 > 党政办公室 > 网络管理制度——后勤管理处办公自动化系统(OA)运行管理办法

网络管理制度——后勤管理处办公自动化系统(OA)运行管理办法


来源:后勤办公室发布人:hua 时间:2015/11/5 17:29:06点击量:3820
       为提高后勤管理处工作效率,有效降低和节约成本,加快后勤管理处办公自动化建设,保障文件和各种信息传递快捷畅通,根据后勤管理处的实际,特制定本管理办法。

一、适用范围

OA办公自动化系统适用于后勤管理处各中心办公自动化的管理。

二、适用用户

OA办公自动化系统的用户暂定为后勤管理处各中心、各级管理人员和普通工作人员。

    三、相关职责

1、后勤管理处办公室负责文件的制作、发送、督办和少量纸质文件的存档和上报。发出的电子公文必须具有符合规范的文件头和文件主体。

2、后勤管理处人力资源部负责配合后勤管理处网络部进行OA用户的注册和注销。

3、后勤管理处网络部负责OA办公自动化系统操作技术的培训,OA办公自动化系统运行设备的维护、管理和电子文档的保存。

4、后勤管理处各中心和人员职责可参照执行。

四、办公文件发送与接收

1、后勤管理处及各中心下发、上报的各类公文(包括文件、会议通知、公告、简报、信息等)原则上统一采用OA办公自动化系统发送,特殊情况需要打印纸质文件的报后勤管理处或处(公司)分管领导批准。

2、后勤管理处的正式文件及其他需要签发的公文,仍按原流程起草、审核、签发,统一由办公室编号、制作、扫描、使用OA办公自动化系统发送至收文单位和个人,并根据实际需要打印若干份存档和上报。

3、发送的后勤管理处电子公文应做好登记,并由起草、审核、签发人签名。

4、所有OA办公自动化系统用户每天上、下午上班后都必须及时登录OA办公自动化系统查看文件,并始终使OA办公自动化系统处于“在线”状态,确保信息和联络畅通。如因出差或出差时间较长,须指定授权的公文代办人代办。

5、发送后勤管理处电子文件后,工作人员应根据公文的缓急程度对所发公文的接收情况进行检查,催办、督办,发现问题及时与有关人员联系。

6、后勤管理处各中心要建立OA办公自动化系统管理体制,指定专人负责OA办公自动化系统文件的管理。

五、用户注册和注销

1、后勤管理处新进符合使用OA办公自动化系统的人员,由人力资源部在两个工作日内将人员的姓名、单位、岗位等基本资料送交后勤管理处办公室、网络部,办公室、网络部应在一周内完成电脑配置和OA用户注册。后勤管理处OA用户离职前,须到后勤管理处办公室、网络部办理电脑移交及OA注销手续后,方可办理离职手续。

2、后勤管理处各中心对没有配置专用电脑的OA用户,要合理安排电脑共用。

   六、系统的安全与维护

1、后勤管理处的网络服务器在工作时间内必须始终保持在线,OA系统始终保持正常的运行状态。建立服务器的运行日志,并保存30天以上。

2、后勤管理处办公室、网络部须指定管理员专门负责文件上传及系统维护。所有配置信息要由专人保管,注意保密。系统管理员应定期对网络系统进行杀毒,建立防火墙,防止黑客侵入,确保系统安全。

3、后勤管理处的密级文件不入OA系统,按照现有公文流转方式处理;电子文件严格按发文范围发送,发文范围的审批仍按后勤管理处公文管理有关规定执行。

4、后勤管理处所有OA系统应保管好用户密码口令,不得随意泄漏给无关人员。

七、文件共享与归档

1、后勤管理处办公室应对后勤管理处成立以来的文件进行清理,剔除密级和失效文件外,将所有的实用文件在OA办公自动化系统上发布,供用户学习、使用。

2、后勤管理处办公室对OA办公自动化系统上电子公文每年整理一次,刻录成光盘,存入后勤管理处档案室。

八、附则:

1、在试运行期间,后勤管理处除利用OA办公自动化系统处理文件发送、信息沟通外,还将逐步推行自动化办公流程,以期实现真正意义上的无纸办公,加快后勤管理处的管理科学化和现代企业制度建设。

2、后勤管理处各中心对在试行中遇到的问题和意见、建议,请及时向后勤管理处办公室反映,以便对本规定进行修改。

本管理办法自颁布之日起试行。

Copyright © 2014-2024 cuc.edu.cn, All Rights Reserved 后勤管理处

地址:北京朝阳区定福庄东街一号 邮编:100024 电话:010-65783000