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公务管理制度——后勤管理处公文管理办法


来源:后勤办公室发布人:hua 时间:2015/11/6 15:05:50点击量:3964
       为充分发挥后勤管理处办公室牵头作用,确保后勤管理处公文行文规范、管理有序、有章可循,特制定本办法。  

一、公文管理工作

(一)发文管理规定

1、文件的签发

①、后勤管理处的文件由办公室拟稿。文件形成后,属后勤管理处的由处长签发,属党内的由后勤党总支书记签发。

处长(会签或签发)

办公室拟稿                      办公室编号、打印、存档

后勤党总支书记(会签或签发)

②、后勤管理处业务文件由后勤管理处各中心办公室拟稿,分管副处长审核、签发。

各中心办公室(拟稿)   分管该中心业务的副处长(签发)    各中心办公室(编号、打印、存档)   

③、属于后勤管理处秘密的文件,核稿人应该注“秘密”字样,并确定报送范围。秘密文件按保密规定,由专人印制、报送。

办公室(拟稿)     处长     签发秘密标示     行政主管(报送)      党政办公室(存档)

④、发文机关代字

后勤管理处发文机关代字有四种:

分别设为:后勤【发】、  后勤【字】、  后勤【函】、  后勤【会纪】。  

2、文件的印制

①、已签发的后勤管理处文件由核稿人登记,并按不同类别编号后,按“后勤管理处公文处理办法”有关规定处理。

②、后勤管理处文件印制后,由拟稿人校对,审核后方能复印、盖章。

3、文件的分发

①、后勤管理处的文件由办公室负责报送。送件人应把文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚,并报告报送结果。

②、秘密文件由专人按核定的范围报送。

③、经签发的文件原稿送办公室存档。

(二)收文管理规定

后勤管理处收文的具体工作环节有收文登记、拟办、批办、承办、归档等。

1、文件的签收

①、收文登记

收文登记的范围,包括后勤管理处部门之间正式往来的各种收文,如上级机关(中国传媒大学)的政策性、指导性、交办性、参阅性公文;下级机关(后勤管理处各中心)的呈请性公文;平行或其他不相隶属机关(中国传媒大学各职能部门)的商洽性、询问性公文;参加重要会议的通知、会上印发的会议公文及其他材料等;重要的、密级的刊物、资料以及具有政治、经济、历史、科学价值的公文、资料、群众来信等。

②、拟办

凡需后勤管理处及其各中心贯彻执行、具体办理或阅知的公文均需拟办。

对上级来文的拟办,应提出要求办理、贯彻落实到后勤管理处具体中心或负责人;对下级机关或平行、不相隶属机关来文的拟办,需要明确指定负责复文的中心或负责人员,必要时注明时限。如:“拟请在×月×日办复”,“拟请×××同志负责办理”;对需要联合办理的公文的拟办,应明确指定牵头负责部门,以避免各中心之间互相争办或者相互推诿。

③、批办

是指由后勤管理处主管领导人对公文办理提出最终处理意见的决策性活动。批办意见应规范地书写在《文件批办单》的批办栏内,一般不要写在公文的白边区上。

④、承办

经后勤管理处主管领导批办后的公文,应交有关中心或负责人具体负责办理,以将批办意见落到实处。在公文办理完毕之后,承办人员应清晰、工整地在《文件批办单》的相应栏目内,填写承办的经过与结果,并填写承办人姓名与日期,以备日后查询。

⑤、归档

凡发送到后勤管理处的文件,均由行政主管统一负责接收,并于接件当日填写阅办单,送交后勤管理处处长批示,然后按领导批示的要求立即送达后勤管理处有关部门执行;属急件的,应在接件后即时报送。

⑥、阅办

后勤管理处文件阅办部门或个人,对有阅办要求的文件,应在三日内办理完毕,并将办理情况反馈至后勤管理处办公室。三日内不能办理完毕的,应向办公室说明原因。

⑦、保管

外来文件阅办处理完毕后,后勤管理处办公室负责按立卷归档要求及时分类归档。

⑧、销毁:公文销毁需履行销毁呈报、审批、登记等相关手续后方能进行销毁。

二、文印管理规定

1、所有文印人员应遵守后勤管理处的保密规定,不得泄露工作中接触的后勤管理处保密事项。

2、打印正式文件,必须按文件签发规定由后勤管理处处长签署意见方可打印。后勤管理处各中心草拟的文件、合同、资料等,由各部门自行打印。打印文件、发传真均需逐项登记,以备查验。

3、文印人员必须按时、按质、按量完成各项打字、传真、复印任务,不得积压延误。工作任务繁忙时,应加班完成。办理中如遇不清楚的地方,应及时与有关人员校对清楚。

4、文件、传真等应及时发送给有关人员。因积压延误而致工作失误或造成损失的,追究当事人的责任。

5、严禁擅自为私人打印、复印材料,违犯者视情节轻重给予罚款处理。

此管理办法自颁布之日起执行。

 

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