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公务管理制度——后勤管理处办公电话管理办法


来源:后勤办公室发布人:hua 时间:2015/11/6 15:13:19点击量:3539
       为规范办公电话的使用,节省话费支出,保障通信联络畅通,特制定本管理办法。

一、办公电话的管理规定

1、后勤管理处各中心配置的办公电话一律关闭国内长途功能。确因工作需要可向主管领导提出申请,经特批后开通长途通话业务。

2、后勤管理处副科级以上的管理人员,每月享受相应级别的电话费补助,要求享有电话费补助的管理人员手机每天24小时开机,以备工作联系。

3、后勤管理处办公电话的管理部门是教室管理中心多媒体技术部,负责全校所有办公电话的安装申请、登记造册、维修保养、调整更新等业务。

4、每月底由教室管理中心多媒体技术部负责打印电话清单,核对后勤管理处电话的使用情况,进行统一扣费。

二、办公电话的使用要求

1、后勤管理处办公电话主要用于日常业务开展与外部交流,禁止后勤管理处工作人员工作期间在电话中闲聊天、煲电话。

2、后勤管理处工作人员工作期间应尽量避免接听私人电话,接听私人电话尽量长话短说,一般应控制在3分钟内。

3、后勤管理处工作人员因工作需要拨打长途电话时,应尽量长话短说,简明扼要;严禁长时间占用电话资源。

4、严禁使用后勤管理处的办公电话拨打声讯和信息台语音电话。如有发现将追查当事人及相关人员责任。

5、由于程控交换机的装机容量有限,严禁各部门私接办公电话分机,任何人不得随意破坏电话设备、线路,违者必究。

三、办公电话的礼仪要求

     1、接听电话要做到用语文明礼貌、简洁明了。接听电话时的标准用语为:“您好!这里是后勤XXX!”讲明自己所在的部门名称。

2、对外联络工作的电话用语要谦虚、简洁。当对方拿起电话时,首先要自报家门:“您好!我是后勤XXX!”然后用简短、准确的语言说明事由。

3、接听来电的工作人员发现需要转由办公室其他人员来接听时,一定要告知对方:“请稍等!”

4、若是多人集体办公的办公室,在接听或拨打电话时,声音不可太大,以免影响办公室其他人的工作。 

5、接听投诉电话的工作人员,要认真填写“后勤管理处投诉电话记录表”,写清楚投诉时间、投诉事由,并留下投诉人的联络电话。事情处理后,要及时给投诉人打电话,征询其“对事情的处理是否满意”的回复。

四、办公电话的维护与更新

1、后勤管理处所用办公电话一律由教室管理中心多媒体技术部负责提供话机,部门或个人如对话机的使用功能有特殊要求,需向后勤管理处主管领导提出书面申请,经特批后方可安排采购、配置。

2、后勤管理处各中心的办公电话出现故障应马上通知教室管理中心多媒体技术部,由教室管理中心多媒体技术部专业人员进行维修。非专业人员自己维修导致办公电话机报废或主要部件损坏的,由当事人承担责任,并负责赔偿。

3、后勤管理处工作人员进行岗位调整时,如需要沿用原有电话机号,需向教室管理中心多媒体技术部提出申请,根据新办公地址的电话资源酌情进行调整。

五、本管理办法自颁布之日起执行。

1:后勤管理处办公电话的补贴标准(每月)

补贴标准

补贴金额

备注

处长

一级

副处长

二级

各中心主任

三级

各中心副主任

四极

外勤工作人员

五级

指经常外出办理公务的员工

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